Zarządzenie nr 13/2024/2025

Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Kikole

z dnia 31.12.2024r.

 

w sprawie wprowadzenia procedur ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

 

Na podstawie:

1) ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.)

 

zarządza się, co następuje:

 

§ 1

 

1.Wprowadza się ,,Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole”, zwane dalej Procedurami w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole.

2. Procedury, o których mowa w ust.1, stanowią załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

 

§ 2

 

Niniejsze Procedury zostają udostępnione Pracownikom za pośrednictwem dziennika elektronicznego i w pokoju socjalnym oraz na stronie BIP jednostki.

 

§ 3

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.01.2025r.

 

Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa

i podejmowania działań następczych

w Zespole Szkolno-Przedszkolnym

w Kikole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SPIS TREŚCI

Wstęp 4

Upoważnieni do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń 6

Podejmowanie działań następczych 7

Sposoby przekazywania zgłoszeń 9

Obowiązki wobec Sygnalisty 11

Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych 11

Ochrona Sygnalisty 15

Ograniczenie ochrony 19

Ochrona danych osobowych Sygnalisty 20

Przepisy karne 22

Postanowienia końcowe 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Artykuł 1

Wstęp

 

1. W trosce o jakość pracy, jak i o przestrzeganie zasad prawnych, i etycznych Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Kikole (zwanego dalej Podmiotem Prawnym) obejmuje się ochroną osoby dokonujące zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa, zwane dalej Sygnalistami. Niniejsza Procedura ma na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej zwanej ustawą).

1.1 Do przestrzegania Procedury zobowiązani są: dyrektor, wicedyrektor, wszyscy pracownicy placówki oraz osoby zatrudnione u Pracodawcy na podstawie umów cywilnoprawnych.

1.2 Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

2) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Kikole;

3) szkole - należy przez to rozumieć Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole (w skrócie ZSP w Kikole);

4) pracodawcy - należy przez to rozumieć Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole;

5) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

a) kandydata do pracy;

b) pracownika;

c) pracownika tymczasowego;

d) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

e) przedsiębiorcę;

f) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

g) osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

h) stażystę;

i) wolontariusza;

j) praktykanta;

6) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w szkole, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawny, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

7) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez szkołę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

8) działaniu odwetowym - za działania odwetowe uznać należy bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, co obejmuje również m.in. niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

9) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

10) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

11) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,

12) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w szkole lub na rzecz szkoły, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

13) informacji o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

14) zgłoszeniu – ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa;

15) punkcie przyjmowania zgłoszeń - należy przez to rozumieć sekretariat Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Kikole.

 

Artykuł 2

Upoważnieni do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń

 

2.1. Do przyjmowania od Sygnalistów zgłoszeń naruszenia prawa (dalej zwanych zgłoszeniami) zobowiązani są pracownicy sekretariatu szkoły – dalej zwani Przyjmującymi.

2.2. Do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem, a zdefiniowanych
w art. 3.1 Procedury, uprawnieni są w imieniu Podmiotu Prawnego członkowie komisji ds. zgłoszeń – dalej zwani Reagującymi i dobrani tak, aby przy rozpatrywaniu danej sprawy zapewniać bezstronność.

2.3. Przyjmujący niezwłocznie, bez otwierania koperty ze zgłoszeniem przekazuje zgłoszenie właściwemu Reagującemu, chyba że Przyjmujący sam jest w związku z danym zgłoszeniem Reagującym. Na kopercie ze zgłoszeniem umieszczana jest pieczęć wpływu do Przyjmującego – zawierająca datę wpływu, numer pisma przychodzącego w księdze korespondencji oraz podpis dyrektora szkoły.

2.4 Prowadzenie sprawy zgłoszenia wewnętrznego, a także przechowywanie dokumentów tej sprawy realizowane jest poza zwykłym obiegiem dokumentacji w Szkole, w sposób zapewniający zachowanie tajemnicy informacji i danych osobowych

2.5 Członkami komisji ds. zgłoszeń są wyznaczeni przez dyrektora szkoły pracownicy (zwykle nauczyciele, chyba, że dyrektor zdecyduje inaczej), którym dyrektor w powyższej sprawie nadał stosowne upoważnienie. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 Procedury.

2.6. Szczegółowy skład komisji ds. zgłoszeń oraz czas na jaki zostają powołani jej członkowie ustalany jest każdorazowo w formie zarządzenia dyrektora szkoły na corocznej sierpniowej radzie pedagogicznej szkoły.

2.7 W skład komisji ds. zgłoszeń wchodzi przewodniczący i dwóch członków.

2.8 Żaden z członków komisji, o których mowa w art. 2.2 i 2.5-2.7 nie może pozostawać
w konflikcie interesów w związku z rozpatrywanym zgłoszeniem. Członek komisji zgłasza Dyrektorowi zaistniały konflikt interesów w związku z rozpatrywanym Zgłoszeniem. Dyrektor po potwierdzeniu występowania konfliktu interesów wyznacza zastępce członka komisji ds. zgłoszeń, który podejmie dalsze działania związane ze zgłoszeniem objętym konfliktem interesów.

 

 

Artykuł 3

Podejmowanie działań następczych

 

3.1. Działania następcze wymienione w art. 2.2. Procedury to działania podjęte przez Reagujących w imieniu Podmiotu Prawnego w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

3.2. W ramach działań następczych Reagujący:

3.2.1. weryfikują zgłoszenie;

3.2.2. podejmują komunikację z Sygnalistą, w tym może występować o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty;

3.2.3. przekazują Sygnaliście, na wskazany przez niego adres do kontaktu, informację zwrotną;

3.2.4 zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych

3.3. Reagujący mają obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.

3.4. W toku działań następczych członkowie komisji ds. zgłoszeń podejmują decyzję w sprawie przeprowadzenia:

1) dochodzenia wewnętrznego, w celu ustalenia istnienia nieprawidłowości (wszczęcie kontroli);

2) postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentacji, ze świadków), na których sygnalista opiera swoje zgłoszenie, bądź

3) odstępują od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności, o której mowa w art. 3.6.

3.5. O odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, przewodniczący komisji zawiadamia dyrektora oraz sygnalistę, chyba, że sygnalista nie podał swojego adresu, a szkoła nie posiada danych umożliwiających jego ustalenie oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 21 dni od dnia dokonania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

3.6. Reagujący odstępują od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego

jeżeli:

1) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

2) sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;

3) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne.

3.7. W przypadkach, o których mowa w ust. 3.6. przewodniczący komisji odnotowuje ten fakt

wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w art. 11.1.

3.8. Odstępując od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, przewodniczący komisji może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

3.9. Członkowie komisji ds. zgłoszeń mogą zwrócić się do dyrektora o umożliwienie udziału w dochodzeniu wewnętrznym lub postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników szkoły, których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez dyrektora.

3.10. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, Reagujący mogą - za uprzednią zgodą dyrektora - zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego, specjalisty z danego zakresu.

3.11. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa art. 3.4. pkt 1-2 członkowie komisji dokonują oceny zebranego materiału dowodowego i sporządzają raport z przeprowadzonego postępowania w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia.

3.12. Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w art. 3.11 dyrektor podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające powstawaniu naruszeń prawa w przyszłości.

3.13. Dyrektor przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.

3.14. Informacja zwrotna, o której mowa w art. 3.13 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

3.15. Prowadzone wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 3.4. pkt 2 obejmuje, w szczególności:

a) zgromadzenie materiału dowodowego,

b) analizę materiału dowodowego,

c) wysłuchanie Sygnalisty, potencjalnych świadków i osoby, której dotyczy Zgłoszenie.

3.15.1. Wysłuchanie może się odbyć jako osobiste spotkanie lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość, umożliwiających weryfikację tożsamości Sygnalisty lub świadków.

3.15.2. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób umożliwiający zebranie materiału dowodowego, który może być podstawą do podjęcia dalszych działań przez Pracodawcę.

 

Artykuł 4

Sposoby przekazywania zgłoszeń

 

4.1. Sygnalista może przekazywać zgłoszenia Przyjmującemu drogą ustną lub pisemną.

4.2. Zgłoszeń drogą ustną można dokonywać poprzez:

4.2.1. telefon – pod numer - 883-677-048 – pracownik sekretariatu odnotowuje chęć dokonania zgłoszenia przez Sygnalistę, a następnie przekazuje rozmowę jednemu z członków komisji celem przyjęcia treści zgłoszenia. Z przebiegu rozmowy zostaje sporządzony protokół.

4.2.2. bezpośrednie spotkanie z komisją ds. zgłoszeń zorganizowane na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku (załącznik nr 4).

4.3. Zgłoszeń drogą pisemną można dokonywać poprzez:

4.3.1. wysłanie pisma przesyłką pocztową nadaną w formie listu zwykłego na adres: Komisja ds. zgłoszeń, Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole, ul. Targowa 6, 87-620 Kikół z dopiskiem na kopercie ,,Zgłoszenie naruszenie prawa – poufne” bez podania danych osobowych nadawcy;

4.3.2. skierowanie wiadomości e-mail pod adres: sygnalista@zspkikol.pl

w tytule wiadomości należy wpisać ,,Zgłoszenie naruszenie prawa”;

4.3.3. osobiste dostarczenie do sekretariatu szkoły zapieczętowanej kopert ze zgłoszeniem z dopiskiem ,,Zgłoszenie naruszenie prawa – poufne”.

 

4.4. Za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie dokonane na bezpośrednim spotkaniu, o którym mowa
w art. 4.2.2. Procedury, należy udokumentować w formie:

4.4.1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

4.4.2. kompletnej i dokładnej transkrypcji spotkania w postaci przygotowanego przez członka komisji protokołu, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania, a Sygnalista może wówczas sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez jego podpisanie.

 

 

4.5. Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej członek komisji musi udokumentować w formie sporządzonego przez siebie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

4.6 W zgłoszeniu należy w szczególności (wzór załącznik nr 3):

1) wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie;

2) wskazać przedmiot naruszenia;

3) przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania;

4) ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli sygnalista takimi

dowodami dysponuje);

5) przedstawić informację, czy sygnalista oczekuje zorganizowania bezpośredniego

spotkania;

6) podać dane sygnalisty;

7) podać dane osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze

zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy w szkole;

8) wskazać adres na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia.

4.7. Procedura nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń stanowiącym załącznik nr 5 do Procedury (w zakresie informacji jakie znane są z treści zgłoszenia) i pozostawione bez rozpatrzenia.

 

Artykuł 5

Obowiązki wobec Sygnalisty

 

5.1. Reagujący musi potwierdzić Sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, kierując potwierdzenie na podany w zgłoszeniu adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej (załącznik nr 6). Obowiązek ten nie istnieje, jeżeli Sygnalista nie podał w zgłoszeniu adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

5.2. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej wynosi:

5.2.1. - 3 miesiące liczone od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Przyjmującego lub

5.2.2. - 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia (w przypadku niemożności przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia)

- przy czym terminy te nie obowiązują, jeżeli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Artykuł 6

Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych

 

6.1. Sygnalista może, z pominięciem niniejszej Procedury, dokonać od razu zgłoszenia zewnętrznego, tj. zgłoszenia kierowanego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego.

6.2. Przez pojęcie „organ publiczny” należy rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej oraz inne organy państwowe (z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich), wójta, burmistrza, prezydenta, starostę, marszałka oraz regionalne izby obrachunkowe, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy, tj. w dziedzinach:

6.2.1. korupcji;

6.2.2. zamówień publicznych;

6.2.3. usług, produktów i rynków finansowych;

6.2.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

6.2.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6.2.6. bezpieczeństwa transportu;

6.2.7. ochrony środowiska;

6.2.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

6.2.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

6.2.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

6.2.11. zdrowia publicznego;

6.2.12. ochrony konsumentów;

6.2.13. ochrony prywatności i danych osobowych;

6.2.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

6.2.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

6.2.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

6.2.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

6.3. Zgodnie z ustawą, Rzecznik Praw Obywatelskich:

6.3.1. ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;

6.3.2. przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 6.2. Procedury, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;

6.3.3. przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 6.2.17. Procedury i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;

6.3.3. zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej Sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy (tj. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej z Sygnalistą, a zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę) przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;

6.3.4. udziela osobom, o których mowa w art. 6.3.3. Procedury oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie, porad w zakresie, o którym mowa w art. 6.3.3. Procedury;

6.3.5. udziela osobom, o których mowa w art. 6.3.3. Procedury, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie Sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz, w odpowiednich przypadkach, wsparcia w kontaktach z takimi organami, zwłaszcza przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia Sygnalisty ochroną.

6.4. Zgodnie z ustawą, wstępna weryfikacja zgłoszenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

6.5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

6.6. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia. Informacja obejmuje przynajmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie przekazano oraz datę przekazania.

6.7. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.

6.8. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

 

6.9. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

6.10. Zgodnie z ustawą, organ publiczny:

6.10.1. przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

6.10.2. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

6.10.3. rozpatruje zgłoszenie zewnętrze - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;

6.10.4. przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu oraz informuje o tym zgłaszającego;

6.10.5. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

6.10.6. przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną.

6.11. Do spraw rozpatrywanych przez organ publiczny stosuje się odpowiednio art. 6.7-6.9 Procedury.

6.12. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista może nieobowiązkowo podać adres do kontaktu. W przypadku ich niepodania, Sygnalista nie otrzyma informacji, które mu przysługują w związku z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznym.

6.13. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać ustnie lub pisemnie na tych samych zasadach, które opisano w art. 4 Procedury. Zgłoszenia można dokonać:

6.13.1. w postaci papierowej - pod adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

6.13.2. w postaci elektronicznej - za pośrednictwem wskazanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie adresu poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej, lub przeznaczony do tego formularz internetowy, lub za pośrednictwem aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako właściwej do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

6.14. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który otrzymał zgłoszenie zewnętrzne, potwierdza jego otrzymanie Sygnaliście na adres do kontaktu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości Sygnalisty.

6.15. Na żądanie Sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wyda zaświadczenie, w którym potwierdza, iż Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy, tj. ochronie przed działaniami odwetowymi.

6.16. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że przepisy ustawy, w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi, określają również:

6.16.1. zasady zwracania się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub przez organ publiczny;

6.16.2. sytuacje, w których zgłoszenie można pozostawić bez rozpoznania lub nie podjąć działań następczych;

6.16.3 terminy przekazywania informacji zwrotnej;

6.16.4. zasady bezpieczeństwa w związku z dokonywaniem zgłoszeń;

6.16.5. informacje istotne dla Sygnalisty, które Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny musi zamieścić na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej, w tym informacje o danych kontaktowych.

 

Artykuł 7

Ochrona Sygnalisty

 

7.1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące dziedzin, o których mowa w art. 6.2.

7.2. Sygnalista, z tytułu dokonanego zgłoszenia lub podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (tj. ujawnienia publicznego informacji) podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, przewidzianej w ustawie i sporządzonej na jej podstawie niniejszej Procedurze.

7.3. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi ze strony jakiejkolwiek osoby działającej w imieniu, z polecenia lub w ramach reprezentacji Podmiotu Prawnego, a jego dane osobowe w związku z dokonanym zgłoszeniem podlegają ochronie przewidzianej w przepisach, w tym w ustawie, przy czym za naruszenie tej ochrony grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Sygnalista podlega ochronie także przed próbami lub groźbami zastosowania działań odwetowych.

7.4. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą, zgodnie z ustawą, być podejmowanie działania odwetowe polegające w zwłaszcza na:

7.4.1. odmowie nawiązania stosunku pracy;

7.4.2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

7.4.3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

7.4.4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

7.4.5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

7.4.6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7.4.7. przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;

7.4.8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

7.4.9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;

7.4.10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

7.4.11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

7.4.12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

7.4.13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,

7.4.14. mobbingu;

7.4.15. dyskryminacji;

7.4.16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

7.4.17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

7.4.18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;

7.4.19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

7.4.20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

7.4.21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty

- przy czym za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego należy także uznać groźbę lub próbę zastosowania jednego z tych środków.

7.5. Zgodnie z ustawą, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w art. 7.4. Procedury nie jest działaniem odwetowym.

7.6. Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji (np. umowy zlecenia, czy też umowy o dzieło):

7.6.1. należy odpowiednio stosować ochronę określoną w art. 7.4, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania;

7.6.2. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących zwłaszcza wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest Sygnalista oraz nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,

- przy czym to na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa powyżej nie jest działaniem odwetowym.

7.7. W celu zapewnienia ochrony, Sygnaliście przysługują środki wymienione w ustawie, tj:

7.7.1. prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;

7.7.2. prawo do zadośćuczynienia;

7.7.3. prawo do wystąpienia o umorzenie postępowania wszczętego w związku z zamiarem pociągnięcia Sygnalisty do odpowiedzialności za dokonane zgłoszenie lub ujawnienie, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, zgodnie z ustawą.

7.8. Nie można zrzec się praw określonych w art. 7 Procedury, ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, przy czym prawo to nie dotyczy przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

7.9. Przepisy art. 7 Procedury stosuje się odpowiednio:

7.9.1. do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia (tj. osoby, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona);

7.9.2. do osoby powiązanej z Sygnalistą (tj. osoby, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty);

7.9.3. do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej z Sygnalistą (zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę);

7.9.4. w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiedniej instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

7.10. Ochrona przewidziana dla Sygnalisty przysługuje również wówczas, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona podmiotowi prawnemu lub organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości Sygnalisty i w związku z tym ujawnieniem doświadczył on działań odwetowych. Taka ochrona przysługuje pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

 

 

Artykuł 8

Ograniczenie ochrony

 

8.1. Zgodnie z ustawą, Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

8.2. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego, tj. czynu karalnego, zawinionego i społecznie szkodliwego w stopniu większym niż znikomy.

 

8.3. Sygnalista musi mieć na uwadze, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

8.4. Warunki podlegania ochronie z tytułu ujawnienia publicznego określa rozdział 6 ustawy.

 

Artykuł 9

Ochrona danych osobowych Sygnalisty

 

9.1. Niniejsza Procedura i ustawa nie wykluczają ochrony danych osobowych, w tym obowiązków informacyjnych, przewidzianych przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), choć z przepisów ustawy mogą wynikać pewne zasady szczególne.

9.2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.

9.3. Zasada opisana w art. 9.2. Procedury nie obowiązuje w przypadku prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań, a ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów.

9.4. Podmiot Prawny po otrzymaniu od Sygnalisty zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

9.5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

9.6. Podmiot Prawny przechowuje dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:

9.6.1. przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub

9.6.2. zakończono działania następcze, lub

9.6.3.po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w art. 9.6.1. i 9.6.2. Procedury.

9.7. W przypadku, o którym mowa w art. 9.6 Procedury, Podmiot Prawny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane z tym zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Zasada ta nie obowiązuje w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

9.8. Ochronę danych osobowych opisaną w niniejszym artykule uwzględniają odrębne wewnętrzne, zaktualizowane procedury Podmiotu Prawnego dotyczące wszystkich danych osobowych, przetwarzanych przez Podmiot Prawny. Ponadto, Podmiot Prawny zapewnia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

9.9. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w art. 9.8. Procedury, Podmiot Prawny dopuszcza wyłącznie osoby posiadające jej pisemne upoważnienie do takich działań (załącznik nr 2). Osoby te mają obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

9.10. Nie znajdzie zastosowania art. 14 ust. 2 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych o ochronie danych (o podawaniu źródła pochodzenia danych osobowych lub informacji czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych), chyba że Sygnalista:

9.10.1. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo

9.10.2. wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.

9.11. Nie znajdzie zastosowania art. 15 ust. 1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że Sygnalista:

9.11.1. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo

9.11.2. wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.

 

 

 

Artykuł 10

Przepisy karne

 

10. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

10.1. Jeżeli sprawca czynu określonego w art. 10 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

10.2. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

10.3. Jeżeli sprawca czynu określonego art. 10.2 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

10.2. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

10.3. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

10.4. Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

10.5. Orzekanie w sprawach o czyn określony w art. 58 następuje w trybie przepisów ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2022 r. poz. 1124 oraz z 2023 r. poz. 1963).

 

 

 

 

Artykuł 11

Postanowienia końcowe

 

11.1. Podmiot Prawny upoważnia i zobowiązuje przewodniczącego komisji ds. zgłoszeń do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych (załącznik nr 5) w sposób zgodny z przepisami ustawy.

11.2 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera następujące informacje:

a) numer zgłoszenia,

b) przedmiot Naruszenia Prawa,

c) dane osobowe Sygnalisty – chyba, że zgłoszenie ma charakter anonimowy,

d) dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

e) adres do kontaktu Sygnalisty,

f) datę dokonania Zgłoszenia,

g) informację o podjętych Działaniach Następczych,

h) datę zakończenia sprawy.

11.3 Pracownicy oraz osoby zatrudnione w ZSP w Kikole potwierdzają fakt zapoznania się z treścią regulaminu na piśmie, zgodnie z wzorem, stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury.

11.4. Niniejsza procedura została poddana konsultacjom zgodnie z wymogami art. 24 ustawy.

11.5. O obowiązywaniu niniejszej procedury Podmiot Prawny ma obowiązek poinformować każdorazowo osobę ubiegającą się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

11.6. Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.

11.7. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.

11.8. Integralną część Procedury stanowią załączniki:

1)Wzór oświadczenia pracownika/osoby zatrudnionej w ZSP w Kikole o zapoznaniu się z Procedurą ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole;

2)Wzór upoważnienia dla członków komisji ds. zgłoszeń (Reagujących);

3)Wzór formularza zgłoszeniowego;

4) Wzór wniosku o bezpośrednie spotkanie w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa;

5)Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych;

6)Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia naruszeń;

7)Wzór klauzuli informacyjnej dla sygnalisty;

8)Wzór klauzuli informacyjnej dla dla osoby, której dane podlegają przetwarzaniu w związku z przyjęciem zgłoszenia od sygnalisty).

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

Oświadczenie pracownika/osoby zatrudnionej w ZSP w Kikole o zapoznaniu się z

Procedurą ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych obowiązującej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym

w Kikole

 

Ja niżej podpisany ……………………………………………………………………………….

oświadczam, że:

1) zapoznałam/em się z Procedurą ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych (dalej jako: „Procedura”) obowiązującą w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole i rozumiem jej postanowienia;

2) zapoznałem/-am się z zapisami ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), w tym o możliwości dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa z użyciem kanałów zewnętrznych lub ujawnień publicznych;

3) zobowiązuję się do przestrzegania postanowień Procedury;

4) zostałam/em poinformowana/y o zakazie podejmowania jakichkolwiek działań mogących nosić znamiona działań odwetowych wskazanych w Procedurze.

5) Przyjmuję do wiadomości, iż zakazane jest podejmowanie prób ustalenia tożsamości Sygnalisty lub w przypadku posiadania wiedzy na temat jego tożsamości jakiekolwiek dalsze dystrybuowanie tej informacji.

6) Zostałam/em poinformowany o definicji działania odwetowego, listą działań odwetowych wymienionych w art. 7 Procedury oraz przeszłam/edłem instruktarz szkoleniowy w zakresie ochrony Sygnalisty.

 

 

 

………………………. …..………………………………………...

(Miejscowość i data) (podpis pracownika/współpracownika)

 

Załącznik nr 2 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

 

…......................................................………

pieczątka zakładu pracy/ Podmiotu prawnego

 

 

UPOWAŻNIENIE

 

do przetwarzania informacji oraz danych osobowych przy realizacji zadań związanych z ochroną sygnalisty na podstawie Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole.

Na podstawie art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (dalej jako „RODO”) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928) z dniem ……………………….. r. do dnia …...............................................r.

 

UPOWAŻNIAM

Panią/Pana …………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko)

do przyjmowania/weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych/podejmowania działań następczych* oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób podanych w zgłoszeniu, a także do zapobieganiu występowania działań odwetowych

 

Pouczenie

Do przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa powyżej mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które w celu ochrony tożsamości i zapobiegania działań odwetowych wobec Sygnalisty, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę

 

 

POLECAM

przetwarzać informacje oraz dane osobowe objęte zgłoszeniem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych obowiązków zgodnie z udzielonym upoważnieniem, przepisami RODO i ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Jednocześnie zobowiązuje Panią/Pana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych , uzyskanych w trakcie realizacji przedmiotu upoważnienia oraz po jego odwołaniu.

Upoważnienie ważne jest do momentu trwania postępowania.

 

………………………………………..……..

Data o Podpis osoby reprezentującej Podmiot prawny, który wydaje upoważnienie

 

OŚWIADCZENIE UPOWAŻNIONEGO

 

Zapoznałam(-em) się z treścią przedmiotowego upoważnienia. Wiem, że:

1) jestem obowiązana(-y) do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanych działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywałam(-em) tę pracę;

2) za ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, wbrew przepisom ustawy o ochronie sygnalistów, grozi odpowiedzialność karna z art. 56 tej ustawy;

3) za ujawnienie lub wykorzystanie informacji wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, z którą zapoznałam (-em) się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, grozi odpowiedzialność z art. 266 § 1 kodeksu karnego.

 

 

 

 

….........…………………………………………

Data i podpis osoby upoważnionej

 

 

*niewłaściwe wykreśl

 

Załącznik nr 3 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

Formularz zgłoszeniowy

 

1. Imię i nazwisko osoby zgłaszającej:

..............................................................……………………………………..................

2. Stanowisko lub funkcja osoby zgłaszającej:

…………………………………………………………………………………………

3. Data oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub data i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

4. Opis sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia naruszenia prawa:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

5. Wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

6. Wskazanie ewentualnych świadków:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

7. Wskazanie ewentualnych dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

8. Wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady poufności, np. poprzez wykorzystanie dedykowanego i prywatnego adresu e-mail osoby zgłaszającej, utworzonego specjalnie na ten cel:

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

 

 

Oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia

 

Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

1) posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,

2) ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,

3) znane jest są obowiązujące Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Szkole,

4) jestem świadomy odpowiedzialności karnej za zgłaszanie informacji nieprawdziwych, jaka ciąży na mnie zgodnie z przepisami prawa.

 

 

 

 

……………………………………………………………………..……..

data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia

 

Załącznik nr 4 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

Wniosek o bezpośrednie spotkanie w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa

 

Ja niżej podpisany ………………………………………………………………………………. proszę o bezpośrednie spotkanie w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa w terminie:

………………………………

(proponowana data i godzina)

 

Jednocześnie wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody* na:

1. nagranie rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,

2. wykonanie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg

 

*niepotrzebne skreślić.

 

 

………..………………………

Data i podpis wnioskującego

 

 

Adnotacja Punktu przyjmowania zgłoszeń:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

 

..……………………………

Podpis Osoby upoważnionej

Załącznik nr 5 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

 

 

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

 

Numer zgłoszenia /sprawy	Data zgłoszenia	Przedmiot naruszenia prawa	Dane sygnalisty	Dane osoby/ób której dotyczy zgłoszenie (informacje niezbędne do identyfikacji)	Adres do kontaktu z sygnalistą	Informacje o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 6 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

 

 

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości, które zostało dokonane przez ……………………..............dnia …………………….. i dotyczy nieprawidłowości polegającej na: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

 

Niniejszym stwierdza się, że zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty.

Odmowa nadania zgłaszającemu statusu sygnalisty wynika z następujących względów: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

 

 

 

 

…....................…....................................................

(podpis przewodniczącego komisji ds. zgłoszeń)

Załącznik nr 7 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

Klauzula informacyjna

dla sygnalisty

 

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych sygnalisty jest Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole reprezentowany przez Dyrektora, zwany dalej określeniem „Administrator”, dane kontaktowe: adres: ul. Targowa 6, 87-620 Kikół, tel. 54 289 41 62, e-mail: sekretariat@zspkikol.pl

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się, z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną pod adresem e-mail: tomaszpowala@wp.pl.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ).

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm), dalej „uPzp”;

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania, dane osobowe zostaną usunięte.

6. Osoba, której dane dotyczą posiada prawo żądania od Administratora dostępu do, dotyczących tej osoby danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa ochrony danych osobowych.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

8. Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli sądzi, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym - osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania. Konsekwencją odmowy podania wymaganych danych może być brak możliwości przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa.

 

Załącznik nr 8 do Procedury ochrony sygnalistów, dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Kikole

 

Klauzula informacyjna

dla osoby, której dane podlegają przetwarzaniu

w związku z przyjęciem zgłoszenia od sygnalisty

 

Na podstawie art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych sygnalisty jest Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole reprezentowany przez Dyrektora, zwany dalej określeniem „Administrator”, dane kontaktowe: adres: ul. Targowa 6, 87-620 Kikół, tel. 54 289 41 62, e-mail: sekretariat@zspkikol.pl.

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się, z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną pod adresem e-mail: tomaszpowala@wp.pl.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ).

4. Przetwarzaniu podlegają następujące kategorie danych osobowych: kategorie danych zwykłych (imię i nazwisko, stanowisko); kategorie danych podlegających szczególnej ochronie, kategorie danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm), dalej „uPzp

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Osoba, której dane dotyczą posiada prawo żądania od Administratora dostępu do, dotyczących tej osoby danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa ochrony danych osobowych.

8. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

9. Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli sądzi, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO (obowiązku przekazania informacji o źródle pochodzenia danych osobowych) nie stosuje się chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.