Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej poniżej 130 tysięcy.

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

o wartości szacunkowej poniżej 130.000,00 zł netto

 

 

 

SPIS TREŚCI:

 

Definicje ............................................................................................................................................ 3

Zasady ogólne …..................................................................................................................................3

Planowanie zamówień......................................................................................................................... 4

Wybór procedury i kolejność podejmowanych czynności ..............................................................4-6

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia ..................................................................................6-7

Przygotowanie procedury.....................................................................................................................7

Czynności w toku procedury..............................................................................................................7-8

Tryb negocjacji.....................................................................................................................................8

Udzielenie zamówienia......................................................................................................................8-9

Odstąpienie od stosowania regulaminu..........................................................................................9-10

Unieważnienie postępowania.............................................................................................................10

Postanowienia końcowe.....................................................................................................................10

 

§ 1

Definicje

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Zespół Szkolno-Przedszkolny w Kikole
   (w skrócie ZSP w Kikole).

2. Planie zamówień – należy przez to rozumieć plan zamówień publicznych zamawiającego na dany rok budżetowy, których wartość jest mniejsza niż 130.000,00 zł.

3. Planie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych, realizowanych zgodnie z ustawą Pzp, których przeprowadzenie przewidywane jest w danym roku budżetowym.

4. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument.

5. Rejestrze zamówień publicznych – należy przez to rozumieć rejestr zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, w danym roku budżetowym.

6. Stronie internetowej – należy przez to rozumieć stronę BIP Zamawiającego.

7. Ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.).

8. Zapytanie ofertowe – należy przez to rozumieć podstawowy dokument zamówienia na dostawę, usługę lub robotę budowlaną, o wartości mniejszej niż 130.000,00 zł.

9. Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która złożyła ofertę lub zawarła umowę
   w sprawie zamówienia publicznego.

10. Zamówieniach publicznych – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

 

§ 2

Zasady ogólne

 

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, tj. zamówień, których wartość jest mniejsza niż 130.000,00 zł.

2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1. zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców, przejrzystości
   i proporcjonalności,

2. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań,

3. optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających
   z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

5. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

6. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.

7. Za przestrzeganie zapisów Regulaminu odpowiedzialny jest dyrektor szkoły.

8. Zamówienia udziela się Wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.

9. Regulamin nie ma zastosowania, jeżeli zamówienie udzielane jest przy zastosowaniu procedur opisanych w ustawie Pzp.

§ 3

Planowanie zamówień

 

1.  W celu wyeliminowania konieczności realizacji zamówień niezaplanowanych, a możliwych do przewidzenia na etapie planowania, dyrektor szkoły przygotowuje roczny Plan zamówień oraz roczny Plan postępowań o udzielenie zamówienia. Plany przygotowywane są z należytą starannością, przy uwzględnieniu wysokości środków zabezpieczonych w budżecie, ilości
   i rodzaju zamówień udzielanych w poprzednim roku budżetowych oraz mając na uwadze planowane na dany rok zmiany rodzajowe i ilościowe.

2. W toku przygotowywania Planów, o których mowa w ust. 1, niedopuszczalne jest:

1. opisywanie zamówień, w sposób utrudniający ustalenie istnienia obowiązku stosowania ustawy Pzp;

2. dzielenie i zaniżanie wartości zamówień, w celu uniknięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

3. Plany zamówień publicznych stanowią oszacowanie potrzeb wydatkowych w Zespole Szkolno-Przedszkolnego w Kikole na rok budżetowy i nie stanowią podstawy do zabezpieczenia środków finansowych.

4. Plan postępowań o udzielenie zamówienia, podlega publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych Zamawiającego, na zasadach i w terminie, określonym zgodnie z art. 23 ustawy Pzp. Plan zamówień publicznych nie podlega publikacji.

5. Plany, o których mowa w ust. 1, są wiążące dla Zamawiającego. Ich wzory stanowią załącznik nr 1 i 2 do niniejszego Regulaminu. Udzielenie zamówień nieprzewidzianych na etapie planowania, wymaga aktualizacji Planu zamówień lub Planu postępowań o udzielenie zamówienia. Aktualizacja Planu wymaga uzasadnienia, którego treść powinna potwierdzać nieprzewidywalność zamówienia.

6. W przypadku aktualizacji Planu postępowań o udzielenie zamówienia, dyrektor jest zobowiązany do zamieszczenia o tym informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych Zamawiającego.

 

§ 4

Wybór procedury i kolejność podejmowanych czynności

 

1. Procedury udzielania zamówień publicznych uregulowane są w następującym układzie:

1) zamówienia o wartości do 10.000,00 zł.,

2) zamówienia o wartości powyżej  10.000,00 zł. do 50.000,00 zł.,

3) zamówienia o wartości powyżej 50.000,00 zł. do 130.000,00 zł.

2. Procedur określonych w ust. 4 i 12 nie stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza  kwoty 10.000,00 zł.

3. Przy udzieleniu zamówienia o wartości szacunkowej ponieważ 10.000,00 zł wyboru Wykonawcy można dokonać w formie rozeznania telefonicznego lub e-mailowego.

4. Przy udzieleniu zamówienia o wartości szacunkowej powyżej  10.000,00 do 50.000,00 zł wyboru Wykonawcy należy dokonać w formie rozeznania telefonicznego, lub pisemnego zaproszenia
w formie elektronicznej do składania ofert.

5. Pisemne zaproszenie do składania ofert polega na przekazaniu zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych Wykonawców działających na danym rynku dostaw, usług lub robót budowlanych.

6. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby Wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby Wykonawców.

7. Zaproszenie do składania ofert kieruje się do Wykonawców w drodze zapytania ofertowego
w formie pisemnej, faxem lub drogą elektroniczną, z jednoczesnym wyznaczeniem co najmniej
7 dniowego terminu na złożenie oferty.

8. Zaproszenie do składania ofert można dodatkowo opublikować na stronie internetowej placówki.

9. Zainteresowani Wykonawcy, po otrzymaniu stosownych zaproszeń składają swoje oferty osobiście, listownie do sekretariatu szkoły lub drogą e-mailową na adres placówki: sekretariat@zspkikol.pl w terminie określonym w zapytaniu ofertowym.

10. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty i złożonych ofertach Zamawiający przekazuje Wykonawcom, którzy złożyli oferty lub publikuje na stronie internetowej Zamawiającego.

11. Udzielenie zamówienia dokumentuje pisemna umowa, faktura oraz protokół odbioru.

12. Przy udzieleniu zamówienia o wartości szacunkowej powyżej  50.000,00 do 130.000,00 zł. wyboru Wykonawcy należy dokonać w formie zapytania ofertowego opublikowanego na stronie BIP Zamawiającego.

13. Zapytanie, o którym mowa w ust. 12 publikuje się na stronie internetowej  na co najmniej 7 dni przed terminem składania ofert.

14. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty i złożonych ofertach Zamawiający publikuje na stronie BIP.

15. Oferty składa się osobiście lub listownie w formie papierowej z podpisami osób decyzyjnych po stronie Wykonawców.

16. Treści ofert, o których mowa w ust. 9 i 15 muszą odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert.

17. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.

18. Wzór zapytania, o którym mowa w ust. 7 i 12, którego przedmiotem miałby być zakup, dostawa i montaż wyposażenia/sprzętów/pomocy dydaktycznych/narzędzi - stanowi załącznik nr 3a do niniejszego Regulaminu. Z kolei wzór zapytania, którego przedmiotem miałyby być usługi (m.in. budowlane, naprawy) stanowi załącznik nr 3b.

19. Oferta Wykonawcy, który nie wywiązał się z umowy lub wykonał ją nienależycie zostanie odrzucona, a Wykonawca wykluczony z postępowania.

20.  Zamówienia udziela się Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia (np. kosztów eksploatacji, terminu płatności, jakości, serwisu, doświadczenia Wykonawcy, parametrów technicznych, funkcjonalności, terminu wykonania, okresu gwarancji i innych kryteriów) lub najniższą cenę.

21. Kryterium wyboru oferty w trybie zapytania ofertowego poza ceną mogą być inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości Wykonawcy.

22. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli nie złożono żadnej oferty lub cena oferty przewyższa możliwości finansowe Zamawiającego.

23. W przypadku unieważnienia postępowania z przyczyn określonych w ust. 22 postępowanie powtarza się w nowym trybie.

24. Jeżeli wybrany Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

25. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, w trybach, o który mowa w ust. 4
i 12 sporządza się  protokół wg. załącznika nr 4 do Regulaminu.

26. Przy udzielaniu zamówień, wymaga się zachowania następującej kolejność podejmowanych czynności:

1. Sporządzenie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny
   i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

2. Szacowanie wartości zamówienia, z zastosowaniem wytycznych, o których mowa w § 5 Regulaminu.

3. Ustalenie, czy szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wartości zamówienia ustalonej na etapie planowania oraz znajduje pokrycie w planie finansowym na dany rok budżetowy.

4. Weryfikacja, czy wartość udzielanego zamówienia nie sumuje się z innymi zamówieniami udzielanymi przez Zamawiającego w danym roku budżetowym, z zastosowaniem wytycznych z art. 30 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.

5. Przeprowadzenie stosownej do wartości przedmiotu zamówienia procedury.

6. Ustalenie wyniku postępowania.

7. Poinformowanie Wykonawców o wyniku postępowania.

8. Zawarcie umowy.

9. Zarejestrowanie zawartej umowy w rejestrze zamówień publicznych.

10. Sporządzenie protokołu/ów odbioru części lub całości zamówienia.

 

§ 5

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia

 

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

   1) czy istnieje obowiązek stosowania Prawa zamówień publicznych;

   2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo – finansowym.

2. W przypadku gdy planowane jest udzielenie zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, należy w pierwszej kolejności zweryfikować czy łączna wartość poszczególnych części zamówienia jest mniejsza niż 130.000,00 zł. Czynność ta, podejmowana jest na etapie planowania oraz każdorazowo w związku z wprowadzaniem zmian do Planu zamówień.

3. Jeżeli łączna wartość poszczególnych części zamówienia jest równa lub przekracza 130.000,00 zł, do udzielenia każdej z części zamówienia, zastosowanie znajdą przepisy ustawy Pzp.

4. Postępowanie w sprawie zamówień, o których mowa w ust. 3 co do zasady przeprowadza
   i rozlicza organ prowadzący szkołę.

5. Jeżeli łączna wartość poszczególnych części zamówienia jest mniejsza niż 130.000,00 zł, w celu wyboru odpowiedniej procedury udzielenia zamówienia, należy brać pod uwagę wyłącznie wartość części zamówienia, planowanej do udzielenia w ramach przygotowywanej procedury.

6. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy.

7. W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, szacunkową wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1. analizy cen rynkowych - szacunkową wartość zamówienia stanowi średnia arytmetyczna
   z uzyskanych cen netto;

2. analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw. Dopuszcza się szacowanie w oparciu o wydatki poniesione w roku budżetowym poprzedzającym wszczęcie procedury.

8. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw i usług oddanych przez Zamawiającego do dyspozycji Wykonawcy, o ile są one niezbędne do wykonania tych robót.

9. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania dokonuje się zmiany wartości zamówienia.

10. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1. odpowiedzi cenowe otrzymane w wyniku skierowania zapytań cenowych do potencjalnych Wykonawców,

2. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

3. notatki sporządzone w związku z przeprowadzonymi rozmowami telefonicznymi
   z potencjalnymi Wykonawcami,

4. kopie zawartych umów obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z załączeniem notatki służbowej dotyczącej wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, oraz zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw,

5. kosztorys inwestorski lub inne zestawienie rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

    

§ 6

Przygotowanie procedury

 

1. W celu przeprowadzenia jednej z procedur, o których mowa w § 4 ust. 4 i 12 Regulaminu dyrektor sporządza zapytanie ofertowe.

2. Co do zasady zamówienia publiczne o wartości poniżej 130.000,00 zł realizuje dyrektor placówki, chyba że realizacja danego zamówienia (np. w ramach projektu edukacyjnego) zarezerwowana została na mocy odrębnych uregulowań dla organu prowadzącego szkołę.

3. Zapytanie ofertowe zawiera w szczególności:

1. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2. termin realizacji zamówienia,

3. kryteria oceny ofert, ich waga (znaczenie) oraz opis sposobu oceny ofert),

4. warunki stawiane Wykonawcy,

5. warunki realizacji zamówienia,

6. termin i sposób składania ofert,

7. sposób porozumiewania się z Zamawiającym.

4. Przed wszczęciem postępowania należy ustalić, czy Wykonawca będzie miał możliwość składania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych związanych z realizacją zamówienia.
   W przypadku braku zgody we wskazanym zakresie, w zapytaniu ofertowym oraz w umowie zamieszcza się stosowne zapisy.

5. Kryteriami wyboru Wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia, doświadczenie Wykonawcy lub osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.

6. Warunki stawiane Wykonawcy mogą dotyczyć w szczególności  kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub/i finansowej, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, potencjału technicznego Wykonawcy lub osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości.

 

§ 7

Czynności w toku procedury

 

1. Jeżeli Wykonawca zwróci się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego,
   a treść wyjaśnień może mieć wpływ na treść oferty, w tym w szczególności na sposób obliczenia ceny, Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. Jeżeli procedura jest prowadzona w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 3 Regulaminu, treść wyjaśnień zamieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego. Jeżeli procedura jest prowadzona w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 Regulaminu, treść wyjaśnień przekazuje się Wykonawcom, do których wysłano zapytanie ofertowe. Treść wyjaśnień jest wiążąca dla Wykonawców.

2. W trakcie weryfikacji złożonych ofert należy:

1. poprawić w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz oczywiste omyłki rachunkowe
   z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek.

2. wezwać Wykonawcę do uzupełnienia dokumentów i pełnomocnictw, o ile nie zastrzeżono inaczej w zapytaniu ofertowym.

3. Jeżeli wpłynie oferta, której cena lub ceny jednostkowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi
   z odrębnych przepisów, wymagane jest zwrócenie się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień,
   w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy.

4. Oferta polega odrzuceniu jeżeli:

1. jej treść nie jest zgodna z treścią zapytania ofertowego (inne świadczenie lub jego zakres inny niż wymagany, brak dokumentów i pełnomocnictw, jeżeli tak zastrzeżono, termin inny),

2. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę,

3. Wykonawca nie spełnia warunków stawianych Wykonawcom w zapytaniu ofertowym,

4. w odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, Wykonawca nie udzielił wyjaśnień lub dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, niezbędne jest poinformowanie Wykonawcy
   o odrzuceniu jego oferty wraz z podaniem powodów odrzucenia.

6. Dopuszcza się negocjowanie ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, szczególnie w przypadku, gdy cena przekracza kwotę, jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Negocjacje odbywają się w formie pisemnej.

7. W przypadku braku możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej tj. otrzymania ofert o tej samej cenie lub jednakowym bilansie ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający dokonuje wyboru oferty po przeprowadzeniu negocjacji z Wykonawcami, których oferty otrzymały jednakowy bilans cen i innych kryteriów oceny oferty. Negocjacje odbywają się
   w formie pisemnej i na takich samych zasadach w stosunku do każdego z Wykonawców.

    

§ 8

Tryb negocjacji

 

1. Do udzielenia zamówień na podstawie procedury wskazanej w § 4 ust. 1 pkt 2 i 3 można przewidzieć dodatkowy etap negocjacji z Wykonawcami, którzy złożyli oferty. Negocjacje prowadzi się w celu ulepszenia treści oferty.

2. Negocjacje można przeprowadzić, o ile zostały przewidziane w treści zapytania ofertowego.

3. Negocjacje treści oferty nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia.

4. Po zakończeniu negocjacji, Wykonawców biorących udział w negocjacjach zaprasza się do złożenia ofert ostatecznych tym samym trybem, co ofertę będącą przedmiotem negocjacji
i dokonuje się wyboru Wykonawcy zamówienia.

5. Jeżeli wybrany Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

 

§ 9

Udzielenie zamówienia

 

1. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej.

2. Każdorazowo należy sprawdzić czy realizacja zamówienia zgodna jest z zawartą w tym przedmiocie umową, a w szczególności czy wystawiona faktura jest zgodna z treścią umowy, dbając o zgodne z obowiązującymi przepisami wydatkowanie środków publicznych.

3. Umowy powinny zawierać w szczególności wszystkie elementy wymagane obwiązującą Instrukcją obiegu, kontroli i przechowywania dokumentów finansowo-księgowych oraz pozostałe elementy niezbędne do ich prawidłowej realizacji, tj.:

   -wskazanie stron umowy i datę jej zawarcia,

   -przedmiot umowy,

   -wysokość wynagrodzenia lub ceny należnej Wykonawcy, ze wskazaniem wartości brutto oraz podstaw jej obliczenia, w przypadku wartości obliczanej w oparciu o wartości jednostkowe,

   -określenie terminu realizacji umowy, w tym ewentualnie - w zależności od charakteru umowy - terminów na zgłoszenie przez Zamawiającego uwag do wykonania umowy i uwzględnienie tych uwag przez Wykonawcę,

   -określenie zasad wystawienia faktur przez Wykonawcę,

   -określenie terminu i sposobu zapłaty wynagrodzenia lub ceny,

   -ewentualnie inne postanowienia zabezpieczające interesy Zamawiającego w zależności od rodzaju, celu i właściwości danego zamówienia.

4. Po udzieleniu zamówienia (podpisaniu umowy), powyższą informację odnotowuje się
   w rejestrze zamówień publicznych.

5. Dokumentacja z przeprowadzonej procedury, przechowywana jest przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia.

 

§ 10

Odstąpienie od stosowania Regulaminu

 

1.  Od dokonywania czynności wyboru Wykonawcy w sposób określony w § 4 można odstąpić w przypadku gdy:

1. 1) przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych, może być uzyskany tylko od jednego Wykonawcy,

2) przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą i/lub artystyczną,

3) występuje konieczność szczególnie pilnej realizacji zamówienia (np. awaria lub inne wydatku, których przy zachowaniu należytej staranności nie dało się przewidzieć),

4) występują inne przyczyny prawne, techniczne, ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że zamówienie może zrealizować tylko jeden Wykonawca,

2. W razie zaistnienia sytuacji wymienionych w ust. 1 z obowiązku stosowania Regulaminu zwolnione zostają zamówienia publiczne dotyczące:

a) usług promocyjno-reklamowych,

b) zakupu książek,

c) zakupu prasy i wydawnictw prasowych,

d) usług hotelarskich,

e) usług bankowych,

f) zawierania umów zleceń i umów o dzieło z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej,

g) indywidualnych szkoleń otwartych dla pracowników,

h) ubezpieczenia,

i) usług medycyny pracy,

j) wynajmu sali,

k) przedłużenia subskrypcji i licencji oprogramowania komputerowego,

l) awarii i innych wyjątkowych sytuacji, których Zamawiający nie mógł przewidzieć, a które wymagają natychmiastowego działania w celu zapobieżenia lub ograniczenia szkody, która może wystąpić w przypadku niepodjęcia takiego działania,

m) dostaw, usług lub robót budowlanych, które mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę. W takim przypadku należy sporządzić stosowne pisemne uzasadnienie wyboru Wykonawcy, zatwierdzone przez dyrektora placówki.

n) zakupu usług lub dostaw niezbędnych do przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.

3. Udzielenie zamówienia w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 2, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych
i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

 

§ 11

Unieważnienie postępowania

 

1. Postępowanie o zamówienie publiczne zostanie unieważnione, jeżeli:

1) nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;

2) cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3) wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa.

2. Niezależnie od ust. 1 powyżej, dyrektorowi placówki przysługuje prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

 

§ 12

Postanowienia końcowe

 

1. Regulamin wraz z załącznikami wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

2. Załączniki stanowiące integralną część Regulaminu:

1) Załącznik nr 1 do Regulaminu – wzór rocznego planu zamówień publicznych

2) Załącznik nr 2 do Regulaminu – wzór rocznego planu postępowań o udzielenie zamówienia

3) Załącznik nr 3a do Regulaminu – wzór zapytania ofertowego w sprawie zakupu, dostawy
i montażu wyposażenia/sprzętu/pomocy dydaktycznych/ narzędzi

4) Załącznik nr 3b do Regulaminu – wzór zapytania ofertowego w sprawie usług/robót

5) Załącznik nr 4 do Regulaminu – wzór protokołu odbioru

6) Załącznik nr 5 do Regulaminu – wzór informacji o wyniku postępowania

7) Załącznik nr 6 do Regulaminu – wzór rejestru zamówień publicznych

PDFRegulamin Zamówień Publicznych na stronę BIP.pdf (9,78MB)